上司、部下の認識のズレを解消する方法【対処法有り！】

「あれ？部下が指示と違うことをしてる。」

「あれ？上司の言う通りにしたのに、違うと指摘された。」

「あれ？なんで伝わってないんだ！？」

こんな経験ありませんか？自分の言ったことがちゃんと相手に伝わっていない。

今回は、そういった認識のズレを解消するための方法を紹介します。

部下への伝え方【上司目線】

これでもかってぐらい具体的に伝える

まず、自分が思っている以上に具体的に伝えることです。
部下に指示する例を具体的に挙げていきます。

え？って感じですよね。部下からしたら、何をどこまで準備したらいいのかもわからないし、なんの業者なのかもわからないし。不明な点が多いです。

では、どうすればいいのか。簡単です。5W1H（いつ、どこで、だれが、なにを、なぜ、どのように）を取り入れましょう。実際に5W1Hを入れた文章に変えてみます。

なんのために、なにを準備すればいいか、具体的にわかりますね。ここまで言う必要があるのか。と思う方もいると思いますが、たったこれだけの意識で部下とのすれ違いは減っていきます。

私は伝える特に「なぜ」の部分を重視しています。

仕事の本質を捉えるためには、なぜこの業務が発生するのか理解することが重要です。部下がその理由を理解すれば、「それなら、あれが必要だな。ここはこうしたほうがいいな。」と自ら対策を考え、行動できるようになるからです。

ひろきよ

視覚に訴える

うまく言葉にして伝えられない場合、どのようにしてほしいか実際に見せてしまうのも手です。

• 現場に一緒に行き、やり方を見せる
• 事務所では現地の写真を見せながら打ち合わせを行う

など、やり方はいろいろあります。

特に、部下が初めて行う仕事で経験がない場合は、伝わらないことが多いです。そのため、丁寧に説明することが重要だと思います。視覚で共有することで、部下の仕事に対するイメージが湧き、部下から質問が出ることもあります。私はこの方法が効果的であると実感しています。

上司とのやりとり【部下目線】

優しい上司、怖い上司、厳しい上司、有能な上司…あなたの上司はどんなタイプでしょうか？

指示通りにしたのに怒られた。指示が曖昧でわからない…

こんな経験はありませんか？

どんな上司の場合でも、これから述べるポイントを守って実践してください。
そうすれば、すれ違いはきっと減っていきます。

上司が言ったことを自分の言葉で反復して確認する

これは、自分の認識と上司の認識が合っているかを確認するためです。上手く言おうとして難しく考える必要はないです。自分は上司の指示に対して、こういう解釈をしてますよ。と伝えるのが重要なのです。ここで、認識のずれがあれば、上司から「そこはこうだね」と指摘してくれるのでスタートダッシュから間違えることはなくなります。自分の言葉で置き換えて、確認する。実践しましょう。

上司の話を遮らない

上司：「現場ヤードの計画図を作成しといて。」

部下：「承知しました。」

部下は本当に理解しているのでしょうか。上司は、部下の承知しました＝仕事の内容を理解した。と思っています。そのため、追加で言おうとしていたポイントを言わなくなってしまう可能性も出てきます。

また、

上司：「これはこうこうこうして、、」

部下：「それってこういうことですか？」

上司の発言が終わるまで、しっかり聞きましょう。自分の解釈を述べるのは大切ですが、タイミングが良くありません。相手の話をしっかり聞いたあとに発言しましょう。上司も話を遮られて、あまり気分は良くありませんしね。上司に限らず、人との会話は遮らないように意識することも大切です。

しなければならない質問はする

上司とのすれ違いを減らすには、

質問すべきことは質問をするだけです。

これにつきます。

上司との軋轢を避ける為に質問しないのはあなたの自由です。

本当は質問したいのに、質問しない。こんなこともわからないのかと思われるのが怖いから、質問しない。的外れな質問でないかと思い、質問できない。。

ですが、上司の指示通りに従ってあなたがミスした時は責任は上司だけにあるのではなく、あなたにもあります。

上司は尊敬すべき対象だとは思いますが、意識の上では平等と考えましょう。疑問に思ったことは質問する。意見する。たったこれだけです。

質問しづらい時は、私は消去法の上で質問しています。この質問をしなかったら、現場はどうなる？工程が遅延する？と頭の中で考えます。きっと、次の瞬間には質問しているはずです。

ひろきよ

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まとめ

いかがだったでしょうか。

上司の方に関しては、振り返ってみると指示がうまく伝わっていない時は、曖昧な指示になっていたり、確認を怠っていた場合が多いのではないでしょうか。

部下の方に関しては、わからないまま返事をしていたな。質問しづらくて、していなかったなと。思い当たる節があると思います。

本日あげた方法は、今すぐ実践できる基本的なことです！今日からコツコツ実践していきましょう。継続は力なりです。

以上、上司、部下との認識のズレ。そのままにしてませんか？【対処法有！】、という話題でした。

ご安全に！

いくら徹底していても、間違えることはあります。そうならないためにも、日頃からの上司、部下との適度なコミュニケーションが必要です。日々の声掛けを実施することが大切だと思います。

ひろきよ

ひろきよ

30代ゼネコン勤務

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大学院卒業後、ゼネコンに入社。部門は入社以来、[元請]土木系の現場施工管理を担当。 将来に漠然とした不安を抱え、なにかを始めようと思い、2024年にブログを開始。 ゼネコンの実際の仕事内容、犬との遊び、趣味でしているキャンプ、好きな読書関連を投稿してます。